Som HubSpot-konsulent hjælper jeg virksomheder med at få styr på både CRM, kunderejser og marketing – og en vigtig del af det arbejde handler om databeskyttelse og compliance.
Der er nemlig ingen vej udenom: Hvis du har kunder (og det har du højst sandsynligt), så skal du behandle deres persondata forsvarligt og dokumenterbart. Jeg har selv haft "fornøjelsen" af at være GDPR-ansvarlig i en virksomhed, og det sværeste for mig var at finde ud af, hvor jeg overhovedet skulle begynde. Heldigvis gjorde HubSpot det nemt for mig.
Her er nogle af de funktioner, jeg selv bruger – og som jeg ofte hjælper mine kunder med at sætte op i forbindelse med HubSpot-implementering.
HubSpot tilbyder muligheden for at vælge datacentraler i EU frem for USA. Det betyder, at persondata som kontaktoplysninger, e-mails og trackingdata kan opbevares inden for EU's lovgivning.
Jeg har selv flyttet min datahosting til et tysk datacenter, hvilket er en enkel måde at sikre, at mine kunders data ikke forlader EU. Det giver både tryghed over for kunderne og styrker den juridiske overholdelse.
OBS: Det kræver et betalt HubSpot-abonnement at vælge et europæisk datacenter.
Læs mere her.
HubSpots formularværktøj gør det nemt at indsamle samtykke korrekt. Du kan tilføje afkrydsningsfelter og forklarende tekst til nyhedsbreve, tilbud eller kontaktformularer – og det hele logges automatisk på den enkelte kontakt.
På den måde kan du dokumentere, hvad personen har givet samtykke til (og hvornår). Det bør være en ret vigtig brik i din GDPR-strategi.
HubSpot giver dine kontakter mulighed for selv at styre, hvilke typer kommunikation de ønsker – f.eks. nyheder, tilbud eller produktopdateringer. Det sker via en præferencestyringsside, som du nemt kan tilpasse.
Det giver en langt bedre brugeroplevelse og mindsker risikoen for spamklager og tvivl om samtykke. Når kunder selv har kontrol, skaber det tillid.
HubSpot kan sættes op til automatisk at identificere og håndtere inaktive kontakter. Du kan f.eks. opsætte workflows, der fjerner eller anonymiserer data efter en bestemt periode, hvis der ikke har været aktivitet.
Det gør det lettere at overholde princippet om dataminimering – og du undgår at gemme oplysninger længere end nødvendigt.
Med HubSpots brugerroller og adgangskontrol kan du sikre, at kun relevante medarbejdere har adgang til følsomme data. Du kan f.eks. begrænse adgangen til kontaktoplysninger, deals eller specifikke pipelines.
Det reducerer risikoen for interne databrud og er en vigtig del af enhver sikkerhedsstrategi – især hvis man har flere teams eller samarbejdspartnere i platformen.
Tja, hvis du selv vil kaste dig ud i det, så vil jeg anbefale at begynde med de ovenstående fem punkter.
Har du brug for sparring, eller vil du have gennemgået dine nuværende indstillinger i HubSpot med fokus på GDPR? Så er du meget velkommen til at tage fat i mig.